Nytt om evaluering av tilbud – Offentlige anskaffelser

Nytt om evaluering av tilbud – Offentlige anskaffelser

Skrevet av senioradvokat Ellen Tangen Eilerås og advokat Nicolai Dybvad.

Innledning

Evaluering av innkomne tilbud i anskaffelsesprosessen handler om å vurdere og rangere tilbudene på bakgrunn av tildelingskriteriene fastsatt i konkurransegrunnlaget. Gjennom evalueringen skal det kåres en vinner av konkurransen. Vinneren er den som har inngitt det beste tilbudet basert på tildelingskriteriene.. 

 

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DRØ) kom i august 2022 ut med en ny veileder om evaluering av tilbud i forbindelse med anskaffelser. Veilederen skal hjelpe det offentlige med å velge den leverandøren som har det beste tilbudet, hensyntatt pris og kvalitet. . Tidligere har det vært vanlig med en metodikk i form av poenggivning og vekting hvor høyeste poengsum vinner. DFØ anbefaler nå en ny kvantifisering av leveransens kvalitative egenskaper. Resultatet er at beste pris med fradrag for kvalitet utropes som vinner,

Bruk av evalueringsmodeller og tilnærming

Evalueringsmodell er en betegnelse på en metode for å evaluere tilbud med elementer som ikke er direkte sammenliknbare.. Pris er enkelt å tallfeste, mens kvalitet ikke er like kvantifiserbart. DFØ viser til de to evalueringsmodellene, poengmodellen og prissetting av kvalitet. Poengmodeller omgjør pris og kvalitetskriteriene til poeng, gjennom «vekting». Høyeste samlede poengsum utpekes som vinner. Prissetting av kvalitet innebærer til forskjell fra poengmodellen at kvalitet gis en pengeverdi som kommer til fradrag i tilbudt pris. Man sitter igjen med en evaluert tilbudspris. Sistnevnte modell er ny, og anbefalt benyttet av DFØ. 

tilbudt pris-kvalitet kvantifisert=evaluert tilbudspris

DFØ mener den nye modellen gir oppdragsgiver de beste forutsetningene for å gjennomføre en «riktigere» evaluering enn ved bruk av poengmodeller. 

Illustrasjon poengmodell:

Tabell 1: poengmodellen

I poengmodellen gjøres begge tildelingskriteriene om til poeng. Poengene vektes deretter etter den relative vektingen, og summeres til en totalsum. Høyeste totalsum «vinner». 

Illustrasjon prissetting av kvalitet

Ved bruk av prissetting av kvalitet ser man at tilbyder 1 initialt har den laveste prisen til sammenlikning med tilbyder 2. Imidlertid utgjør leveransen til tilbyder 2 høyere kvalitet, og får et større kvalitetsfradrag enn tilbyder 1. Etter fradrag vinner tilbyder 2 fordi dette tilbudet har den laveste evaluerte tilbudsprisen. Ny metodikk gir oppdragsgiver i større grad rom for å premiere relevant kvalitet.

Hvordan verdsette kvalitetselementet?

Evalueringsmodellen som prissetter kvalitet bidrar til å bevisstgjøre beslutningstakerne om hvor mye de er villige til å betale for god kvalitet. Tanken bak bevisstgjøringen er at kvalitet gir anskaffelsen en merverdi. Dette  mener DFØ – vil igjen øke sannsynligheten for at oppdragsgiver kårer den rette leverandøren til vinner i konkurransen. I lys av anbefalingen fra DFØ blir et spørsmål hvordan det offentlige i praksis skal bruke en evalueringsmodell som prissetter kvalitet. 

Det kan fremstå som vanskelig å oppgi et eksakt beløp på den tilbudte kvaliteten som skal komme til fradrag i tilbudt pris. DFØ minner om at det å gi kvalitative egenskaper poeng, slik som etter poengmodellen, i prinsippet vil være det samme som å verdsette kvalitetselementet. Veiledningen anbefaler at oppdragsgiver i forkant av utlysningen angir maksimal størrelse på kvalitetsfradragene til de enkelte tildelingskriteriene. Dette kan gjøres som i tabellen under som er hentet fra veilederen.  

Tabell 2: Fratrekkstabell hensyntatt kvalitetskategorier

DFØ anbefaler også at oppdragsgiver bør vurdere kvalitetskriteriene uten av de/den som evaluerer vet hvilken tilbudspris som tilhører hvilket tilbud. Ved å gjennomføre prissettingen «blindt», vil oppdragsgiver ytterligere sikre likebehandling og uavhengighet i utvelgelsesprosessen. 

Vurdering

Veilederen tar til orde for en ny evalueringsmetodikk forskjellig fra poengmodellen. Vi mener at verdisetting av kvalitetselementer på mer pedagogisk vis enn tidligere vil kunne skape bevissthet rundt kvalitet i det tilbudte. Samtidig er det også klare utfordringer med hvordan evalueringen blir brukt i praksis, og om oppdragsgiver klarer å ivareta krav til forutberegnelighet og likebehandling. Det blir spennende å følge utviklingen til evalueringsmodellen fremover.

Ellen Tangen Eilerås
Nicolai Bryhn Dybvad

Forfatter

Var du på utkikk etter noe annet?