Raportowanie zgodnie z ustawą o przejrzystości

1. Informacje o firmie

Nazwa firmy: Firma prawnicza Halvorsen & Co AS
Numer organizacji: 992 833 424
Adres: Storgata 36, 2000 Lillestrøm
Osoba do kontaktu w sprawie raportu: Øyvind Kilstad, przewodniczący zarządu
Adres e-mail osoby kontaktowej: [email protected]
Data: 24.03.2025
Okres sprawozdawczy: 01.01.2025 - 31.12.202

2. Firma

Halvorsen & Co AS (HCO) to norweska firma prawnicza z siedzibą w Lillestrøm, w hrabstwie Akershus.
HCO działa jako kancelaria prawna zgodnie z norweską ustawą o sądach powszechnych i związanymi z nią przepisami. Walne Zgromadzenie, które jest najwyższym organem spółki, składa się ze wspólników (właścicieli) spółki w danym czasie. Rada Dyrektorów składa się obecnie z siedmiu członków, czterech mężczyzn i trzech kobiet, i jest wybierana corocznie. Bieżące zarządzanie jest prowadzone przez partnera zarządzającego/dyrektora generalnego, który jest odpowiedzialny i upoważniony do bieżącego zarządzania zgodnie z ramami i instrukcjami zarządu.

HCO jest średniej wielkości krajową kancelarią prawną z 7 partnerami, z których wszyscy są prawnikami, oraz 25 starszymi prawnikami, radcami prawnymi i współpracownikami. Ponadto firma posiada administrację z zadaniami wspierającymi działalność operacyjną, rozwój i produkcję firmy, która obecnie składa się z 8 pracowników. Firma zatrudnia również studentów w niepełnym wymiarze godzin oraz prowadzi program dla stażystów i praktyk studenckich.

Pomieszczenia firmy są przystosowane dla osób niepełnosprawnych. Firma nie prowadzi działalności zanieczyszczającej środowisko zewnętrzne.

Klienci HCO są typowi:
- Norweskie i należące do Norwegów małe i średnie przedsiębiorstwa
- Osoby prywatne z lokalnej społeczności, głównie mieszkające w Akershus/Oslo, ale także w pozostałej części kraju.
- Kondominia i spółdzielnie mieszkaniowe
- Sektor publiczny (zadania powiernicze i pomocnicze)

HCO ma jasne podejście do odpowiedzialności społecznej i angażuje się w wolontariat itp. lokalnie i organizuje coroczny dzień zrównoważonego rozwoju.

3. System kontroli wewnętrznej

HCO posiada certyfikat ISO zgodnie z normą INS-EN ISO 9001:2015 oraz ustanowiony system zarządzania i kontroli wewnętrznej, w tym podręcznik jakości z załącznikami. Dokumenty firmy obejmują również wewnętrzne zasady i procedury dotyczące stosunków pracy, umów z dostawcami, różnorodności i równości, a zatem są odpowiednim i przydatnym narzędziem do mapowania i oceny ryzyka warunków zgodnie z ustawą o przejrzystości.

HCO przestrzega swoich zobowiązań wynikających z ustawy o przejrzystości i działa w sposób odpowiedzialny w odniesieniu do przestrzegania praw człowieka i godnych warunków pracy. Wszyscy pracownicy są zaznajomieni i przeszkoleni w zakresie systemu zarządzania. Oczekiwania dotyczące przestrzegania podstawowych praw człowieka i godnych warunków pracy w odniesieniu do dostawców i partnerów biznesowych są określone w naszych procedurach i są sprawdzane w związku z zamówieniami.

Procedura zawiera ogólne informacje na temat ustawy o przejrzystości i jej zakresu, współpracy spółki z ustawą o przejrzystości oraz kanałów zgłaszania nieprawidłowości. Procedura zawiera również informacje o kanale zgłaszania nieprawidłowości, który pomoże ujawnić wszelkie negatywne konsekwencje i istotne ryzyka oraz gdzie należy kierować wnioski o udzielenie informacji.

Firma HCO zapyta, jak dostawcy radzą sobie z tymi kwestiami w odniesieniu do swoich podwykonawców, jeśli zostanie to uznane za właściwe i wykonalne. Tam, gdzie firma HCO uzna to za konieczne, właściwe i wykonalne w oparciu o ocenę ryzyka, należy stosować samoocenę, w ramach której dostawcy i partnerzy biznesowi będą musieli odpowiedzieć na ankietę dotyczącą tematów związanych z dziesięcioma zasadami inicjatywy ONZ Global Compact, wytycznymi etycznymi, mapowaniem dostawców i krajów produkcji, samooceną ryzyka w krajach, w których dokonują zakupów, systemami zarządzania i certyfikatami, prawami pracowniczymi itp.

4. Ocena należytej staranności

HCO przeprowadziło badanie due diligence, w ramach którego oceniliśmy własną działalność, naszych klientów i dostawców.

HCO doradza i pomaga klientom w różnych przypadkach i sytuacjach, promując w ten sposób podstawowe prawa człowieka i godne warunki pracy. Ramy doradztwa stanowią obowiązujące w danym czasie przepisy prawa i wynikające z nich odpowiednie zasady prawne. Nasi prawnicy są członkami Norweskiej Izby Adwokackiej i przestrzegają zasad etyki adwokackiej. Zapewniamy również wewnętrzne szkolenia zarówno w zakresie zasad etyki, jak i innych kwestii, zgodnie z wymogami ciągłego kształcenia ustawicznego.

Pracownicy HCO cieszą się konkurencyjnymi warunkami, środowisko pracy jest egalitarne, a my dążymy do zdrowego i dobrego miejsca pracy.

Nasza praca nad badaniem due diligence rozpoczęła się od ogólnej analizy i gromadzenia informacji na temat naszych własnych działań, dostawców i partnerów biznesowych. Celem było zidentyfikowanie obszarów, które stwarzają największe ryzyko negatywnego wpływu na podstawowe prawa człowieka i godne warunki pracy. Nasze własne operacje obejmują pracowników w naszych biurach. Na potrzeby własnej działalności nabywamy usługi zewnętrzne, takie jak wynajem powierzchni biurowej, usługi informatyczne, audyty itp. Są to zatem dostawcy dla naszej działalności.

Informacje uzyskano od dostawców, przeszukując ich strony internetowe, informacje publiczne oraz wiedzę i znajomość dostawców poprzez doświadczenie i współpracę. Dokonaliśmy również przeglądu oświadczeń odpowiednich dostawców, którzy sami podlegają ustawie o przejrzystości. Wszyscy nasi dostawcy działają głównie w Norwegii, podlegają norweskiemu prawu i prowadzą działalność zgodnie ze znanymi zasadami. W dialogu z naszymi dostawcami uzgadniamy i ustalamy oczekiwania i wymagania. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności będziemy dążyć do ich skorygowania.

5. Podsumowanie i wnioski

Przegląd wykazał, że nasze działania mają ograniczone ryzyko negatywnego wpływu na podstawowe prawa człowieka i godną pracę. Nie zidentyfikowaliśmy żadnego faktycznego negatywnego wpływu ani znaczącego ryzyka negatywnego wpływu w ramach naszej należytej staranności. Będziemy podejmować działania następcze w związku z wszelkimi otrzymanymi przez nas zgłoszeniami dotyczącymi możliwych naruszeń podstawowych praw człowieka i godnej pracy.

Raport due diligence został zatwierdzony przez zarząd spółki. Zidentyfikowane oceny i środki są częścią istniejącego systemu zarządzania i procedur. Wszyscy pracownicy są świadomi naszych zobowiązań i ich roli w przyczynianiu się do ich realizacji poprzez Kodeks Postępowania firmy.

Raport zostanie opublikowany na stronie internetowej spółki. Zmieniona wersja raportu zostanie przygotowana w przypadku znaczących zmian w założeniach do tej oceny, w przeciwnym razie przeprowadzana będzie coroczna weryfikacja.