Jak postępować w przypadku zwolnienia?

Sytuacja związana z pandemią koronawirusa odcisnęła swoje piętno na większości organizacji w takiej czy innej formie. Wiele organizacji musiało dokonać stałych lub tymczasowych cięć. Prawdopodobnie można się spodziewać, że w przyszłości wiele organizacji również będzie musiało dokonać zwolnień grupowych. Istnieje kilka pytań związanych z przepisami dotyczącymi zwolnień. W tym artykule postaramy się przedstawić krótki i praktyczny przewodnik po zwolnieniach. Na co należy zwrócić szczególną uwagę i jakich formalności należy dopełnić?

Krótko o zwolnieniach

Zwolnienie z pracy polega na jednostronnym zarządzeniu pracodawcy o czasowym zawieszeniu obowiązku wypłaty wynagrodzenia przez pracodawcę oraz obowiązku świadczenia pracy przez pracownika. Należy jednak zauważyć, że sam stosunek pracy pozostaje, ale na okres tymczasowy ma niewiele praw i obowiązków. Z chwilą zakończenia okresu tymczasowego zwolnienia, obowiązek wypłaty wynagrodzenia przez pracodawcę i obowiązek świadczenia pracy przez pracownika zostaje wznowiony.

Aby pracodawca miał prawo do zwolnienia pracowników, wymagany jest uzasadniony powód. Uzasadnionym powodem może być na przykład przestój lub brak zamówień. 

Przed jakimkolwiek zwolnieniem potrzeba zwolnienia musi zostać omówiona z przedstawicielami pracowników firmy. Pracodawca musi również dokonać faktycznie uzasadnionej oceny, którzy pracownicy mają zostać zwolnieni. Następnie pracodawca musi przekazać pracownikom pisemne zawiadomienie o zwolnieniu. 

W wyniku pandemii koronawirusa wprowadzono kilka istotnych zmian w przepisach dotyczących zwolnień, o których należy pamiętać. W tym miejscu postaramy się krok po kroku przeanalizować, co firma musi wziąć pod uwagę lub czego musi być świadoma, aby zapewnić sobie rozgłos. 

Krok 1: Obiektywny powód zwolnienia

Przede wszystkim firma musi dokładnie ocenić, czy istnieje potrzeba tymczasowych zwolnień. Aby spółka mogła zwolnić jednego lub więcej pracowników, musi istnieć ku temu uzasadniony powód. Obiektywnym powodem musi być okoliczność po stronie organizacji i musi istnieć tymczasowa potrzeba zwolnień. Jeśli istnieje stała potrzeba zmniejszenia liczby pracowników, organizacja będzie musiała uciec się do zwolnienia. Ponieważ każdego dnia coraz więcej osób szczepi się przeciwko Covid-19, istnieje teraz większy powód, aby zakładać, że potrzeba tymczasowych zwolnień będzie tymczasowa. 

Utrata obrotów, brak zamówień, przestoje w dostawach, mniejsza liczba wizyt w restauracji ze względu na ograniczenia liczbowe i zakaz podawania alkoholu to przykłady obiektywnych przyczyn po stronie firmy. Fakt, że pracownik przebywa na kwarantannie lub jest zarażony COVID-19 nie jest podstawą do zwolnienia.

Należy zauważyć, że firma będzie zobowiązana do wypróbowania alternatywnych środków przed dokonaniem zwolnienia, co zostanie udokumentowane na piśmie.

Okoliczności, które mogą sprzyjać zwolnieniom, powinny zostać udokumentowane na piśmie i ewentualnie omówione na posiedzeniu zarządu. Dokumentacja powinna również określać, które części organizacji wymagają zwolnienia.

O ile to możliwe, oceny dokonane w kroku 1 muszą zostać omówione w porozumieniu z przedstawicielem (przedstawicielami) pracowników. Jeśli w organizacji nie ma przedstawiciela pracowników, dyskusje mogą być prowadzone wspólnie z komisją ds. środowiska pracy lub przedstawicielem ds. bezpieczeństwa. Dyskusje przeprowadzone w porozumieniu z przedstawicielem (przedstawicielami) pracowników powinny zostać udokumentowane na piśmie. 

Krok 2: Wybór pracowników

Po podjęciu decyzji i udokumentowaniu, że istnieją uzasadnione powody do zwolnienia całości lub części przedsiębiorstwa, pracodawca będzie musiał wybrać, którzy i ilu pracowników ma zostać zwolnionych. Wybór ten będzie zależeć od podstawy zwolnienia i tego, na którą część (części) firmy będzie miało wpływ zwolnienie. 

Wybór będzie musiał opierać się na obiektywnych warunkach, a proces i dyskusje związane z wyborem powinny być udokumentowane na piśmie. 

Zgodnie z główną umową pomiędzy LO i NHO, a także kilkoma innymi głównymi umowami, staż pracy pracowników będzie główną zasadą selekcji. Może to oznaczać, że niektórzy menedżerowie będą musieli zostać zwolnieni przed innymi pracownikami, a inni pracownicy będą musieli wykonywać niektóre zadania kierownicze. Należy zauważyć, że od zasady stażu pracy można odstąpić, jeśli istnieją ku temu istotne powody. 

W przypadku firm, które nie są związane układami zbiorowymi, zasada stażu pracy będzie nadal istotna, ale tylko jako punkt wyjścia w ocenie. 

Wybór pracowników musi być w miarę możliwości omawiany w porozumieniu z przedstawicielem (przedstawicielami) pracowników. Jeśli w firmie nie ma przedstawiciela pracowników, dyskusje mogą być prowadzone wspólnie z komisją ds. środowiska pracy lub przedstawicielem ds. bezpieczeństwa. Dyskusje prowadzone w porozumieniu z przedstawicielem (przedstawicielami) pracowników powinny być udokumentowane na piśmie. 

Krok 3: Stopień i długość zwolnienia

Z reguły firma ma jasny pogląd na to, czy istnieje potrzeba całkowitego zwolnienia pracowników, czy też wystarczy zwolnić pracowników częściowo. Ważne jest, aby pamiętać, że stopień zwolnienia nie powinien być wyższy niż to konieczne. 

Stopień zwolnienia może mieć jednak znaczenie dla tego, czy pracownicy są uprawnieni do zasiłku dla bezrobotnych podczas zwolnienia. Aby pracownicy byli uprawnieni do zasiłku dla bezrobotnych z NAV, ich godziny pracy muszą zostać zmniejszone o co najmniej 40 %. Należy zauważyć, że redukcja godzin pracy nie jest związana ze stanowiskiem 100 %. Redukcja jest raczej związana z procentem pracy pracownika. 

Firma musi również rozważyć, jak długo pracownicy będą zwolnieni. Długość zwolnienia powinna być jak najbardziej realistyczna, a najlepiej z konkretną datą, jeśli istnieje realistyczna data zakończenia zwolnienia. Należy zauważyć, że długość zwolnienia może mieć wpływ na przedłużenie zwolnienia. 

Pracownicy mogą zostać zwolnieni na okres do 52 tygodni w okresie 18 miesięcy. Pracodawca będzie zwolniony z obowiązku wypłaty wynagrodzenia za 49 z tych tygodni.

Należy zauważyć, że maksymalny okres zwolnień został przedłużony do 30 września 2021 r. w przypadku, gdy pracodawcom na dzień 1 lutego 2020 r. pozostało 35 lub mniej tygodni okresu zwolnienia z obowiązku wypłaty wynagrodzenia. 

Oceny, o których mowa w kroku 3, należy również omówić w miarę możliwości w porozumieniu z przedstawicielem (przedstawicielami) pracowników. Jeśli w firmie nie ma przedstawiciela pracowników, dyskusje mogą być prowadzone wspólnie z komisją ds. środowiska pracy lub przedstawicielem ds. bezpieczeństwa. Dyskusje prowadzone w porozumieniu z przedstawicielem (przedstawicielami) pracowników powinny być udokumentowane na piśmie.

Krok 4: Długość okresu wypowiedzenia

W porozumieniu z przedstawicielami pracowników pracodawca musi ocenić, jaki okres wypowiedzenia przysługuje pracownikom.

Okres powiadomienia w większości przypadków wynosi 14 dni. Wyjątek stanowią nieprzewidziane zdarzenia. W takich przypadkach okres powiadomienia wynosi dwa dni. Istnieją jednak ścisłe wymagania dotyczące możliwości skorzystania z dwudniowego okresu powiadomienia. 

Pandemia koronawirusa sama w sobie nie uzasadnia obecnie dwudniowego okresu wypowiedzenia. Wynika to z faktu, że pandemia koronawirusa trwała prawie rok. Nowe ograniczenia mogą również nie skutkować ustaleniem dwudniowego okresu powiadomienia. Zależy to między innymi od tego, jak prawdopodobne jest, że ograniczenia się zmaterializują. 

To, czy można zastosować dwudniowy okres wypowiedzenia, zależy od konkretnej oceny, którą należy przeprowadzić dla każdej firmy. 

Krok 5: Spotkanie z pracownikami/informowanie pracowników

Każdy pracodawca rozważający zwolnienia powinien poinformować o tym swoich pracowników przed wysłaniem zawiadomienia o zwolnieniu. Można to zrobić na spotkaniu w biurze lub wysyłając pisemną informację do pracowników. 

Krok 6: Udostępnianie informacji przez pracodawcę do NAV

Jeśli pracodawca chce lub rozważa zwolnienie co najmniej 10 pracowników na okres co najmniej czterech tygodni, pracodawca będzie zobowiązany do jak najszybszego powiadomienia NAV o możliwym zwolnieniu. Ma to zastosowanie niezależnie od tego, czy firma przewiduje całkowite czy częściowe zwolnienia.

W większości przypadków NAV skontaktuje się z firmą w celu zorganizowania spotkania z kierownictwem i przedstawicielami pracowników, aby wyjaśnić sytuację i co NAV może zrobić, aby pomóc. 

Krok 7: Wysłanie zawiadomienia o zwolnieniu do pracowników

Gdy firma i przedstawiciel(e) pracowników uzgodnią potrzebę zwolnień, którzy pracownicy mają zostać zwolnieni oraz stopień zwolnienia, pracodawca musi wysłać pisemne zawiadomienie o zwolnieniu do pracowników. 

Powiadomienie musi określać podstawę zwolnienia, datę rozpoczęcia zwolnienia, stopień zwolnienia, procent stanowiska podczas zwolnienia i długość zwolnienia. Jeśli pracodawca nie może podać konkretnej daty zakończenia zwolnienia, należy oszacować prawdopodobną datę. Ponadto w zawiadomieniu należy podać następujące informacje: procent stanowiska pracownika, datę rozpoczęcia pracy przez pracownika w firmie oraz informację, czy osiągnięto porozumienie między firmą a przedstawicielem (przedstawicielami) pracowników w sprawie zwolnienia. 

Aby uzyskać prawo do zasiłku dla bezrobotnych z NAV, pracownik musi otrzymać zawiadomienie o zwolnieniu od swojego pracodawcy. 

W dalszej części artykułu postaramy się rzucić światło na istotne kwestie i zasady związane ze zwolnieniami.

Obowiązek płacowy pracodawcy i zasiłek dla bezrobotnych z NAV

Zasady dotyczące okresów, w których pracodawca jest zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia pracownikowi oraz okresów, w których pracownik otrzymuje zasiłek dla bezrobotnych z NAV, mogą być skomplikowane. Dlatego poniżej postaramy się przedstawić bardziej szczegółowe wyjaśnienie tych zasad.

W okresie wypowiedzenia pracodawca jest zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia pracownikowi. Po upływie okresu wypowiedzenia rozpoczyna się okres zwolnienia. Pierwsze dziesięć dni roboczych okresu zwolnienia nazywa się okresem pracodawcy 1. W tym okresie pracodawca jest zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia za dziesięć dni roboczych. Tym samym pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia za dziesięć kolejnych dni, w których pracownik miał pierwotnie pracować. Obowiązek wypłaty wynagrodzenia w okresie pracodawcy 1 nie ma zastosowania w przypadku czasu wolnego, czasu wolnego w zastępstwie, urlopu i tym podobnych, ale jest wówczas odroczony na odpowiedni okres. 

Aby pracownik był uprawniony do zasiłku dla bezrobotnych z NAV po zakończeniu okresu pracodawcy 1, jest on zobowiązany do zarejestrowania się jako osoba poszukująca pracy w NAV i ubiegania się o zasiłek dla bezrobotnych z NAV. 

Po upływie pierwszego okresu zwolnienia pracodawca jest zwolniony z obowiązku wypłaty wynagrodzenia przez okres do 49 tygodni w ciągu 18 miesięcy. Jeśli zwolnienie trwa dłużej, pracodawca wznawia obowiązek wypłaty wynagrodzenia. W praktyce pracownicy mogą zatem zostać zwolnieni na maksymalnie 52 tygodnie, wliczając w to okres pracodawcy nr 1. 

Zwolnienie z obowiązku wypłaty wynagrodzenia zostało nieznacznie zmienione od 1 marca 2021 roku. Od tego momentu przywrócony zostanie pięciodniowy okres pracodawcy 2, w którym pracownik był zwolniony przez 30 tygodni w ciągu 18 miesięcy. Oznacza to, że pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia w okresie pracodawcy 1 wynoszącym 10 dni, po którym zasiłek dla bezrobotnych będzie wypłacany przez NAV do 30 tygodnia, a następnie pracodawca będzie wypłacał wynagrodzenie przez pięć dni, zanim NAV ponownie wypłaci zasiłek dla bezrobotnych. Należy zauważyć, że rząd proponuje obecnie usunięcie okresu pracodawcy 2.

Pracownik jest uprawniony do zasiłku dla bezrobotnych z NAV, jeśli miał dochód w wysokości co najmniej 1,5 G (152 027 NOK) w ciągu ostatnich 12 miesięcy lub dochód w wysokości 3 G (304 053 NOK) w ciągu ostatnich 36 miesięcy. 

Należy pamiętać, że w okresie, w którym pracownik otrzymuje zasiłek dla bezrobotnych, nie otrzyma on 100 % swojego wynagrodzenia. Zasiłek dla bezrobotnych, który otrzymuje pracownik, odpowiada 80 % dochodu brutto pracownika w ciągu ostatnich 12 miesięcy do 3 G. Jeśli pracownik ma dochód brutto powyżej 3 G, otrzyma również 62,4 % dochodu brutto w ciągu ostatnich 12 miesięcy za dochody od 3 G do 6 G. Pracownik nie otrzymuje zasiłku dla bezrobotnych za dochód brutto przekraczający 6 G. 

Te obliczenia zasiłku dla bezrobotnych początkowo wygasną w październiku 2021 roku.

Rozwiązanie umowy podczas zwolnienia

Jeśli pracodawca zda sobie sprawę, że potrzeba tymczasowych zwolnień jest trwała, nie będzie możliwe zwolnienie pracowników. Zamiast tego pracodawca będzie musiał zwolnić pracowników. 

W niektórych przypadkach wypowiedzenie umowy o pracę w okresie zwolnienia może być istotne zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. 

Jeśli pracownicy chcą zakończyć zatrudnienie w okresie zwolnienia, okres wypowiedzenia wynosi zazwyczaj 14 dni. Jednakże w przypadku zwolnień trwających dłużej niż trzy miesiące, w większości przypadków nie będzie obowiązywał okres wypowiedzenia dla pracownika.  

Z drugiej strony, jeśli pracodawca widzi, że nie ma perspektyw na poprawę sytuacji, tak że konieczne jest natychmiastowe zwolnienie zwolnionych pracowników, pracodawca ma taką możliwość. W takich przypadkach zwolnienie ustaje. Oznacza to, że pracodawca jest ponownie zobowiązany do wypłacania pracownikowi wynagrodzenia w normalnym okresie wypowiedzenia, podczas gdy obowiązek świadczenia pracy przez pracownika zostaje wznowiony. Obowiązek świadczenia pracy przez pracownika wygasa jednak, jeśli podjął on pracę na innym stanowisku. 

Odwołanie urlopu i pytania dotyczące wynagrodzenia urlopowego

Dla większości pracowników istotne będzie pytanie, czy możliwe jest wzięcie urlopu podczas zwolnienia. Punktem wyjścia dla korzystania z urlopu podczas zwolnienia jest to, że urlop musi być wykorzystany w normalny sposób, tak aby nie był wliczany do okresu zwolnienia. Pracodawca może jednak nakazać pracownikowi wykorzystanie urlopu w okresie zwolnienia. 

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie urlopowe z tytułu zasiłku dla bezrobotnych otrzymanego w poprzednim roku w wysokości 10,2 %.

Przedłużenie już rozpoczętego zwolnienia

Niektóre firmy mogą być zmuszone do przedłużenia już rozpoczętego zwolnienia w ramach maksymalnego okresu zwolnienia wynoszącego 52 tygodnie, jeśli okaże się, że potrzeba zwolnienia nadal istnieje pod koniec zwolnienia. Istnieje zatem wymóg dokonania nowej oceny, czy nadal istnieje potrzeba przedłużenia tymczasowego zwolnienia. Ocena ta powinna zostać udokumentowana na piśmie.

Jeśli nie ustalono konkretnej daty zakończenia tymczasowego zwolnienia, możliwe jest przedłużenie już rozpoczętego tymczasowego zwolnienia bez wysyłania nowego zawiadomienia o zwolnieniu. Przedłużenie rozpoczętego zwolnienia będzie zatem istotne, na przykład, gdy stwierdzono, że zwolnienie obowiązuje “do odwołania”, “w pierwszej instancji”, z zastrzeżeniem przedłużenia lub gdy długość zwolnienia jest przybliżona lub niepewna.

W przypadku przedłużenia już rozpoczętego zwolnienia, pracodawca nie ponosi nowego obowiązku płacowego poza tym, co określono powyżej. 

Z drugiej strony, jeśli określona zostanie konkretna data zakończenia zwolnienia lub długość zwolnienia zostanie określona bez wątpliwości, wszystkie oceny związane ze zwolnieniem i wydaniem zawiadomienia o zwolnieniu będą musiały zostać dokonane ponownie.