Gdy pracownik ulegnie wypadkowi przy pracy – obowiązki pracodawcy w przypadku wypadku przy pracy

Większość przedsiębiorstw zdaje sobie sprawę z obowiązku wykupienia ubezpieczenia od wypadków przy pracy. Mniej z nich ma pełny ogląd tego, co faktycznie należy zrobić po wystąpieniu wypadku. Właśnie na tym etapie obserwujemy popełnianie błędów, które mogą później mieć znaczenie zarówno dla praw pracownika, jak i dla przedsiębiorstwa.

Niniejszy artykuł opiera się na wykładzie pt. «Gdy dochodzi do wypadku: obowiązki pracodawcy w przypadku wypadku przy pracy», który kancelaria Halvorsen & Co wygłosiła podczas Dnia HR jesienią 2025 roku.

Co to jest wypadek przy pracy?

Nie wszystkie urazy, które zdarzają się w pracy, są uznawane za uraz zawodowy w rozumieniu prawa. Aby uraz podlegał przepisom dotyczącym urazów zawodowych, musi on co do zasady wynikać z wypadku przy pracy – nagłego i nieoczekiwanego zdarzenia zewnętrznego. Ponadto uraz musi nastąpić w trakcie wykonywania pracy przez pracownika w miejscu pracy w godzinach pracy, a między wypadkiem a urazem musi istnieć związek przyczynowy.

Choroby zawodowe podlegają odrębnym przepisom. Jako choroby zawodowe mogą zostać uznane wyłącznie te schorzenia, które są wymienione w rozporządzeniu i które wynikają ze szkodliwego oddziaływania w miejscu pracy.

Upewnij się, że ubezpieczenie i wewnętrzne procedury są wdrożone

Wszyscy pracodawcy mają obowiązek wykupić ubezpieczenie od wypadków przy pracy dla swoich pracowników. Ubezpieczenie to ma zapewnić pracownikowi pełne odszkodowanie w przypadku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej, niezależnie od winy.

Jednocześnie ważne jest, aby sprawdzić, czy ubezpieczenie faktycznie obejmuje działalność prowadzoną w praktyce, w tym czy zakres obowiązków nie jest zbyt wąsko określony w umowie ubezpieczenia.

Pracodawca ma również obowiązek rejestrować urazy odniesione w trakcie pracy, a także choroby, co do których istnieje podejrzenie, że są związane z pracą. Aktualny rejestr urazów nie tylko spełnia wymogi ustawy o warunkach pracy, ale stanowi również ważne narzędzie w działaniach przedsiębiorstwa w zakresie BHP.

Obowiązek zgłoszenia do NAV – najczęstsza pułapka

Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy jest zgłaszanie do NAV urazów i chorób, które mogą uprawniać do odszkodowania z tytułu wypadku przy pracy. Pracodawca nie powinien samodzielnie oceniać, czy spełnione są warunki uznania urazu za wypadek przy pracy – jest to zadaniem NAV. W razie wątpliwości należy zgłosić uraz. To samo dotyczy sytuacji, gdy pracownik o to poprosi.

Zgłoszenie szkody należy co do zasady złożyć w ciągu jednego roku od wypadku przy pracy. W przypadku choroby zawodowej termin ten biegnie od momentu, w którym pracownik lub osoba zobowiązana do zgłoszenia zdała sobie sprawę z związku między chorobą a pracą. W przypadku przekroczenia terminu wymogi dowodowe ulegają zaostrzeniu, co w praktyce może znacznie utrudnić uznanie szkody.

Co najmniej równie ważne jak samo zgłoszenie jest to, w jaki sposób sporządzone jest zgłoszenie szkody. Opis zdarzenia powinien być konkretny, precyzyjny i obiektywny. Najdrobniejsze szczegóły mogą mieć decydujące znaczenie dla tego, czy NAV uzna, że doszło do wypadku przy pracy. Często spotykamy się z przypadkami, w których niekompletne lub niedokładne zgłoszenie wypadku powoduje później problemy, ponieważ informacje przekazane w pierwszym zgłoszeniu mają duże znaczenie dowodowe.

Pamiętaj o zgłoszeniu szkody i powiadomieniu firmy ubezpieczeniowej

W przypadku poważnych wypadków przy pracy pracodawca ma obowiązek niezwłocznie powiadomić zarówno Inspekcję Pracy, jak i policję.

Ponadto zalecamy jak najszybsze zgłoszenie szkody do ubezpieczyciela od wypadków przy pracy. Jeśli pracownik jest objęty ubezpieczeniem pracowniczym lub innymi programami zbiorowymi, należy również powiadomić o tym te instytucje. Jest to zazwyczaj prosta procedura i można ją przeprowadzić równocześnie z wysłaniem zgłoszenia szkody do NAV.

Dobre procedury zmniejszają ryzyko konfliktów

Z naszego doświadczenia wynika, że większość błędów w sprawach dotyczących wypadków przy pracy popełniana jest w pierwszych dniach po wypadku. Wypadek nie zostaje zgłoszony, opis jest zbyt skąpy lub nie udokumentowano ważnych informacji. Kiedy sprawa jest później rozpatrywana przez NAV lub firmę ubezpieczeniową, naprawienie tych błędów może okazać się trudne.

Przedsiębiorstwo powinno zatem posiadać ustalone procedury postępowania w przypadku wypadków przy pracy. Pracodawca powinien co najmniej:

Zgłoś szkodę wewnętrznie
Zgłoszenie szkody do NAV
W przypadku poważnych wypadków należy powiadomić Inspekcję Pracy i policję
Zgłoś szkodę do odpowiednich programów ubezpieczeniowych

Dobrze zaplanowany proces od samego początku zapewnia ochronę zarówno praw pracownika, jak i interesów przedsiębiorstwa.

Czy firma posiada wystarczająco dobre procedury?

Kancelaria Halvorsen & Co świadczy pomoc zarówno pracodawcom, jak i pracownikom w sprawach związanych z wypadkami przy pracy, rozliczeniami ubezpieczeniowymi oraz zagadnieniami z zakresu prawa pracy. Możemy również pomóc przedsiębiorstwom w opracowaniu skutecznych procedur i wewnętrznych wytycznych dotyczących postępowania w przypadku wypadków przy pracy, tak aby proces ten przebiegał prawidłowo od samego początku.

Czy masz pytania dotyczące przepisów lub chcesz przeanalizować procedury obowiązujące w Twojej firmie? Zapraszamy do kontaktu z nami.