Doroczne walne zgromadzenie - zawiadomienie o zgromadzeniu

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są zobowiązane do corocznego organizowania walnego zgromadzenia. W serii artykułów kancelaria Halvorsen & Co przedstawi krótkie wprowadzenie do kluczowych aspektów organizacji corocznego walnego zgromadzenia. Poniżej znajduje się krótkie podsumowanie tego, co należy wziąć pod uwagę przy zwoływaniu walnego zgromadzenia. Podsumowanie opiera się na wymogach prawa, a nie na jakichkolwiek regulacjach zawartych w umowie spółki.

Coroczne walne zgromadzenie musi odbyć się do końca czerwca każdego roku. Tematem WZA jest zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego, raportu rocznego (jeśli dotyczy) oraz wypłata dywidendy. Ponadto WZA rozpatruje i podejmuje decyzje w innych sprawach zgodnie z prawem lub statutem spółki.

Punktem wyjścia jest zwołanie walnego zgromadzenia. Formę zgromadzenia określa zarząd, chyba że statut stanowi inaczej. Zarząd musi zapewnić prawidłowy przebieg walnego zgromadzenia, w tym możliwość uczestnictwa w nim akcjonariuszy. Zasady zwoływania walnych zgromadzeń mają na celu zapewnienie akcjonariuszom takiej możliwości.

Zarząd zwołuje walne zgromadzenie. Jeśli tak się nie stanie, członek zarządu, dyrektor generalny lub akcjonariusz może zażądać zwołania walnego zgromadzenia przez sąd rejonowy.

Zawiadomienie o walnym zgromadzeniu w formie fizycznej musi:

• Zawiadomić akcjonariuszy na piśmie, podając czas i miejsce zgromadzenia oraz formę zgromadzenia.
• Należy je wysłać nie później niż tydzień przed planowanym spotkaniem.
• Ujawnić procedurę wcześniejszego głosowania (jeśli ma zastosowanie w spółce).
• Podanie informacji na temat porządku obrad i określenie punktów, które będą omawiane.
• Zawiera wszelkie propozycje zmian w statucie.
• Roczne sprawozdanie finansowe, raport roczny (jeśli został sporządzony) oraz raport biegłego rewidenta zostaną przesłane akcjonariuszom nie później niż na tydzień przed zgromadzeniem.
• Podanie informacji o tym, gdzie można znaleźć dokumenty sprawy w formie elektronicznej (jeśli ma to zastosowanie w spółce).

Zawiadomienia o walnych zgromadzeniach w formie elektronicznej muszą być przekazywane oprócz powyższych punktów:

• Dostarczenie informacji o procedurze elektronicznego uczestnictwa i głosowania.

Nie ma wyraźnych wymogów dotyczących zwoływania uproszczonego walnego zgromadzenia. Wdrożenie wymaga, aby żaden akcjonariusz nie zgłosił sprzeciwu wobec uproszczonego walnego zgromadzenia. Ponadto:

• Wszyscy akcjonariusze mają możliwość uczestniczenia w rozpatrywaniu sprawy w odpowiedni sposób.
• Członkowie zarządu i (w stosownych przypadkach) dyrektor generalny mają możliwość przedstawienia swoich uwag.
  • Członkowie Rady mogą zażądać fizycznego spotkania.
• Audytor ma możliwość skomentowania sprawy, jeśli wymaga tego jej charakter.

Niezależnie od formy realizacji, zarząd musi również wziąć pod uwagę, że akcjonariusze mają prawo do zadawania pytań na walnym zgromadzeniu i zgłaszania propozycji uchwał. Sprawy od akcjonariuszy muszą być zgłaszane na piśmie do zarządu w ciągu siedmiu dni przed terminem zwołania zgromadzenia. W powiadomieniu akcjonariusz musi zawrzeć propozycję uchwały lub wyjaśnienie, dlaczego dana sprawa znajduje się w porządku obrad. Jeśli rada dyrektorów wysłała już zawiadomienie o zgromadzeniu, zgromadzenie musi zostać zwołane ponownie, jeśli nie upłynął termin zawiadomienia o zgromadzeniu.

Advokatfirmaet Halvorsen & Co AS pomaga zarówno zarządom, jak i akcjonariuszom na wszystkich etapach organizacji (zwyczajnych) walnych zgromadzeń.

Osoba do kontaktu

Benjamin Nordhaug

Skontaktuj się z nami

Tony Støkkebo Bye

Skontaktuj się z nami