Aksjer er et formuesgode som aksjonærene kan råde over. I hvilken grad aksjonærene kan disponere over aksjene, avhenger av blant annet aksjeloven, selskapets vedtekter og eventuelle aksjonæravtaler. Hvis det ikke foreligger begrensninger, kan aksjene selges, overdras, gis bort eller pantsettes til fordel for tredjeparter. For å ha oversikt over hvem som eier aksjene i selskapet, og om aksjene er pantsatt eller ikke, må selskapet ha en oppdatert aksjeeierbok.
Alle aksjeselskaper plikter å ha en aksjeeierbok. Denne skal inneholde en oversikt over hvem som til enhver tid er aksjeeiere, og den vil normalt være avgjørende for hvem som kan utøve aksjonærrettigheter, for eksempel retten til å stemme på generalforsamlingen og retten til å motta utbytte fra aksjeselskapet.
Styret har ansvaret for å opprette og vedlikeholde aksjeeierboken, jf. aksjeloven § 4-5 (1) og § 4-9. Dette er imidlertid ikke til hinder for at styret kan delegere den praktiske gjennomføringen til andre. Det er verdt merke seg at aksjeeierboken skal føres på betryggende måte og at den kan føres elektronisk, jf. aksjeloven § 4-5 (1).
I følge aksjeloven § 4-5 skal aksjeeierne føres inn i aksjeeierboken i alfabetisk orden, I aksjeeierboken skal aksjeeierne innføres i alfabetisk orden med angivelse av navn, fødselsdato, digital adresse og bostedsadresse, eller – for selskaper – foretaksnavn, organisasjonsnummer eller lignende identifikasjonsnummer, digital adresse, forretningsadresse og eventuelt postadresse. For hver aksjeeier skal det i tillegg angis antall aksjer og nummer på aksjene. Har selskapet flere aksjeklasser, skal det angis hvilken klasse aksjene tilhører.
Når en ny eier har meldt og godtgjort sitt erverv av aksjer, plikter selskapet uten opphold å innføre den nye eieren i aksjeeierboken og angi dagen for innføringen, jf. § 4-7 (1). Ved kapitalforhøyelse skal styret sørge for at de nye aksjene innføres i aksjeeierboken fra det tidspunktet aksjene gir rettigheter i selskapet, jf. § 4-9.
Når en aksjeeier er innført i aksjeeierboken, skal selskapet gi aksjeeieren melding om dette. Meldingen skal dateres og angi det som er innført om aksjeeieren og hans eller hennes aksjeinnehav. Blir det som er innført endret, skal aksjeeieren ha melding om dette, jf. aksjeloven § 4-10.
Dersom selskapet mottar melding om panterett i aksjer, skal meldingen uten opphold innføres i aksjeeierboken med angivelse av dagen for innføringen. Panthaverens navn og adresse, eller – for juridisk person – foretaksnavn, organisasjonsnummer og adresse skal angis. Når panthaveren ber om det, skal selskapet utstede erklæring om at panteretten er innført., jf. aksjeloven § 4-8.
Aksjeeierboken er således et viktig verktøy for selskapsstyring og rapportering til myndighetene.
Advokatfirmaet Halvorsen & Co AS yter løpende selskapsrettslig bistand til aksjeselskaper, aksjonærer, styret og ledelsen. Vi bistår også tredjeparter i forbindelse med etablering av pant i aksjer.
